Tahukah Anda kalau tanda tangan elektronik (TTE) terbagi menjadi dua jenis? Tanda tangan elektronik (TTE) terbagi menjadi tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi dan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Meskipun tampak sederhana, namun perbedaan di antara keduanya ternyata memiliki dampak besar lho!
Sederhananya, TTE tidak tersertifikasi merupakan tanda tangan yang dibuat secara elektronik dan tidak memiliki sertifikat. Misalnya, digital signature yang Anda gambar melalui touchscreen tab atau aplikasi Canva. Sementara TTE tersertifikasi (certified digital signature) merupakan tanda tangan elektronik (TTE) yang dilengkapi dengan sertifikat elektronik. Sertifikat elektronik ini sendiri khusus diterbitkan oleh perusahaan-perusahaan yang telah bekerja sama dengan Kementerian Komunikasi dan Informasi (Kominfo).
Alih-alih TTE yang tidak tersertifikasi, perusahaan atau bisnis disarankan untuk menggunakan TTE yang memiliki sertifikat. Berikut ini beberapa bahaya yang bisa timbul apabila sebuah perusahaan menggunakan tanda tangan elektronik yang tidak tersertifikasi:
1. Keamanan Tidak Terjamin
Ketika seorang karyawan perusahaan menggunakan TTE yang tidak tersertifikasi, digital signature karyawan tersebut akan lebih mudah terkena serangan siber (cyber attack). Misalnya, secara tidak sadar gawai Anda telah dimasuki malware berupa keylogger oleh peretas (hacker). Keylogger tersebut akan dengan mudah membaca gerak tangan atau kursor Anda saat membubuhkan digital signature saat menyetujui sesuatu. Akibatnya, peretas tersebut dapat dengan mudah menirukan gambar digital signature Anda.
Tentunya, hal ini berbeda dengan tanda tangan digital tersertifikasi. Teknologi ttd digital berperan penting dalam mencegah cyber attack dan pemalsuan tanda tangan. Pasalnya, TTE tersertifikasi dilengkapi dengan teknologi hash dan enkripsi yang akan susah dibaca dan dianalisis oleh hacker. Selain itu, saat membubuhkan digital signature ini, pengguna juga harus memasukkan kode OTP dan password yang tentunya sebaiknya tidak dibagikan dengan orang lain.
2. Mudah Dipalsukan
Tidak hanya oleh peretas, jika perusahaan menggunakan TTE yang tidak memiliki sertifikat digital, digital signature perusahaan akan lebih mudah dipalsukan oleh orang lain. Misalnya, seorang karyawan perusahaan tersebut membuat gambar digital signature di aplikasi Canva menggunakan akun Canva milik perusahaan. Maka, tim karyawan tersebut dapat mencomot gambar digital signature tersebut dan menempelkannya di dokumen lain seolah-olah karyawan tersebut telah membaca dan menyetujui dokumen tersebut.
Perlu diingat kalau seorang pebisnis dapat dihukum penjara dan denda karena tanda tangannya dipalsukan. Hal ini sempat terjadi pada salah satu seniman betawi Indonesia, H. Mandra, yang sempat masuk penjara pada tahun 2015 silam karena ada pihak yang memalsukan tanda tangan beliau.
3. Keabsahan Diragukan
Karena tingkat keamanannya yang rendah dan mudah dipalsukan, maka tidak heran jika keabsahan TTE tidak tersertifikasi dapat diragukan ketika dijadikan sebagai alat bukti di pengadilan. Untuk membuktikan keabsahan ini, penyidik perlu memastikan keaslian digital signature tersebut di laboratorium terlebih dahulu dan tentunya hal ini membutuhkan biaya dan waktu yang tidak sedikit.
Sebaliknya, keabsahan TTE yang memiliki sertifikat elektronik sudah tidak bisa diragukan lagi. Hal ini karena menurut Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem Elektronik, TTE yang memiliki sertifikasi adalah alat bukti yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan.
Hal ini tidak heran, sebab dalam TTE tersertifikasi, ada sertifikat digital yang berisi semua informasi penting mengenai dokumen terkait, seperti tanggal pembuatan, pembaharuan terakhir dan lain sebagainya. Akibatnya, penyidik tidak perlu lagi ke laboratorium untuk memastikan keaslian tanda tangan tersebut.
4. Tidak Bisa Diaudit
Salah satu kekurangan menggunakan TTE yang tidak tersertifikasi adalah digital signature jenis ini dan dokumen yang memuatnya tidak bisa diaudit. Ini artinya, pengguna tidak bisa mengetahui kapan dan dimana dia menandatangani dokumen tersebut atau apakah dia sudah menandatangani sebuah dokumen digital atau belum.
Hal ini berbeda dengan menggunakan TTE yang sudah memiliki sertifikat. Selain karena dalam sertifikat tersebut sudah tercantum rincian mengenai digital signature dan dokumen terkait, aplikasi TTE biasanya juga sudah dilengkapi dengan fitur audit trail yang memudahkan pengguna untuk memilah mana dokumen yang sudah ditandatangani dan mana yang belum. Hal ini tentu akan memudahkan perusahaan untuk mencegah pemalsuan dokumen dan tanda tangan.
5. Tampilan Kurang Rapi
Tanda tangan umumnya dibuat dengan desain yang agak rumit supaya tidak bisa ditirukan oleh orang lain. Namun dalam pembubuhan digital signature yang tidak tersertifikasi dalam dokumen digital, hal ini justru memiliki kekurangan, yaitu gambar yang dihasilkan bisa jadi kurang rapi dan kurang detail. Apalagi tidak semua bisnis memiliki laptop atau tab yang memiliki fitur touchscreen untuk mempermudah proses pembubuhan digital signature.
Sebaliknya, dengan menggunakan TTE yang tersertifikasi, karyawan sebuah perusahaan tinggal menempelkan gambar digital signature di tempat yang dia inginkan, sehingga hasilnya akan tampak lebih rapi dan meyakinkan.
6. Mempengaruhi Kredibilitas Perusahaan dan Lembaga
Meskipun tampak sederhana, namun hal-hal kecil dalam surat resmi, seperti cap, logo dan tanda tangan perusahaan juga dapat mempengaruhi persepsi stakeholder terhadap perusahaan dan lembaga tersebut. Perusahaan atau lembaga yang menggunakan TTE yang tidak bersertifikat bisa jadi dianggap sebagai perusahaan yang ketinggalan zaman atau tidak memperhatikan keamanan data yang mereka gunakan. Tentu Anda tidak ingin hal ini terjadi di perusahaan Anda bukan?
Nah, itu tadi beberapa bahaya menggunakan TTE yang tidak tersertifikasi. Selain 6 faktor di atas, pembubuhan TTE yang tidak memiliki sertifikat juga lebih rumit, apalagi jika pengguna membutuhkan tanda tangan dari dua pihak atau lebih. Jika sebuah perusahaan menggunakan TTE yang tidak tersertifikasi, maka perusahaan atau mitra perusahaan tersebut harus mencetak dokumen tersebut terlebih dahulu sebelum menandatanganinya.
Hal ini tidak berlaku untuk TTE yang memiliki sertifikat. Sebab, saat ini beberapa aplikasi digital signature sudah dilengkapi fitur pengiriman otomatis, sehingga karyawan bisa mengirimkan dokumen tersebut kepada manajer atau direktur dengan tanpa perlu mencetaknya terlebih dahulu. Begitu pula dengan manajer dan direktur tersebut yang bisa langsung membubuhkan tanda tangan dengan tanpa mencetaknya.
Lebih dari itu, aplikasi yang menyediakan digital signature tersertifikasi juga dilengkapi dengan fitur bulk sign dimana manajer bisa menandatangani beberapa dokumen sekaligus dalam waktu beberapa menit saja. Tentu hal ini akan mempermudah proses administrasi di kantor bukan?
Tanda tangan adalah salah satu komponen penting dalam bisnis karena hal ini menyatakan pemahaman dan persetujuan pihak terkait atas suatu hal yang ada di dalam sebuah surat. Oleh sebab itu, pilih penyedia TTE dengan hati-hati supaya keabsahan dan legalitas tanda tangan tersebut bisa terjamin.