Seorang karyawan wajib melakukan absensi setiap hari sebelum masuk kerja. Karyawan harus menyimpan catatan kehadiran yang akurat karena ini adalah salah satu faktor yang menentukan gaji mereka. Demi kenyamanan karyawan dan bisnis itu sendiri, sistem HRM mulai menerapkan e-attendance di era digitalisasi ini. Salah satu kemajuan teknologi untuk bisnis yang dapat menyederhanakan dan mengotomatisasi prosedur kehadiran tradisional adalah attendance management software.
Adanya keputusan untuk menerapkan remote working ketika new normal membawa dampak signifikan pada efisiensi kerja karyawan dan pemantauan kehadiran karyawan. Perusahaan tak perlu khawatir untuk monitoring jam kerja karyawan karena sekarang sudah ada bantuan perangkat lunak khusus untuk mencatat, menyimpan, dan mengelola data kehadiran karyawan atau yang lebih dikenal sebagai attendance management software.
Kehadiran karyawan ketika working from office atau working from home tak lagi diragukan. Hal ini tidak terjadi jika perusahaan masih menggunakan cara lama seperti mesin fingerprint atau dengan mesin ceklok.
Dengan attendance management software memberikan banyak manfaat bagi HRD dan karyawan perusahaan. Salah satu contohnya adalah membantu untuk memproses data kehadiran yang masuk, merangkai data menjadi laporan, dan mengintegrasikan dengan beberapa proses lain yang dibutuhkan HRD untuk laporan payroll, cuti, monitoring, dll. HRD akan memiliki informasi kehadiran karyawan serta data lain yang dibutuhkan dengan lebih akurat dan cepat.
Mekari Talenta merupakan attendance management software yang didukung dengan teknologi terbaru menggunakan cloud yang membuatnya menjadi salah satu aplikasi absensi online terbaik yang sudah banyak membantu perusahaan dalam mengelola kehadiran karyawannya.
Lebih dari itu, Mekari Talenta mempunyai banyak fitur yang dapat dimanfaatkan oleh HRD untuk dapat menjalankan HRIS (Human Resource Information System) dengan lebih baik dan efisien. Selengkapnya, berikut ini adalah beberapa alasan memilih Mekari Talenta sebagai pilihan attendance management software terbaik bagi perusahaan Anda.
Alasan Memilih Attendance Management Software Terbaik di Indonesia
Absensi online adalah metode pelacakan kehadiran karyawan yang terhubung dengan sistem penyimpanan data berbasis cloud. Anda dapat membuka data kehadiran di cloud kapan saja, di mana saja, selama Anda memiliki koneksi internet. E-attendance memungkinkan karyawan untuk melakukan kehadiran di mana saja, berbeda dengan praktik kehadiran tradisional seperti menandatangani lembar waktu dan kartu kehadiran yang mengharuskan karyawan mengunjungi kantor.
- Memudahkan pemantauan kinerja bagi HRD dan karyawan
Cara bekerja yang berubah-ubah menuntut perusahaan harus memiliki sebuah attendance management system yang terpercaya untuk merekam kehadiran karyawan. HRD akan lebih mudah dalam melakukan pemantauan data kehadiran secara real time karena dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja karena proses pengumpulan data kehadiran dapat dilakukan secara otomatis dan sangat user friendly.
Kehadiran karyawan adalah salah satu indikator penting untuk mengetahui kinerja dan mengukur kontribusi karyawan pada perusahaan. Tak kalah penting, gaji yang harus dibayarkan setiap bulannya juga mengacu pada jumlah kehadiran karyawan di kantor. Sayangnya, jumlah karyawan yang tidak sedikit dan jenis karyawan yang terus berganti dapat membuat divisi HRD kesulitan untuk memantau kehadiran secara manual.
Mekari Talenta dapat mengelola kehadiran online karyawannya yang bekerja dari mana saja. Sistem aplikasi untuk absen online dari Mekari Talenta tak hanya dapat mengakomodasi karyawan WFH tetapi juga karyawan yang sedang melakukan business trip.
- Adanya integrasi sistem yang fleksibel
Ada banyak keperluan HRD yang berkaitan dengan absensi karyawan seperti pengaturan shift kerja karyawan, penggajian, perhitungan upah lembur, BPJS, PPh 21/26, penilaian kinerja, pengajuan cuti, dan lain-lain. Pencatatan secara manual akan membebani tim HRD dan memungkinkan terjadinya human error yang mengakibatkan kesalahan fatal.
Software absensi karyawan terintegrasi dengan software payroll Jurnal yang dapat mengelola dan mengintegrasikan data kehadiran karyawan dengan sistem yang berkaitan dengan kebutuhan HRD seperti di atas. Tak hanya HRD tetapi juga karyawan yang dimudahkan karena tak perlu membuat dokumen seperti slip gaji atau surat izin cuti hanya untuk mendapatkan persetujuan dari atasan.
Sistem yang terintegrasi secara online dan dukungan cloud based server membuat HRD fleksibel untuk mengakses data kehadiran karyawan di mana dan kapan saja melalui perangkat apa pun selama masih terkoneksi dengan internet. Pemilik perusahaan pun juga memiliki akses untuk melihat perkembangan kinerja karyawannya sehari-hari. Dengan demikian, kebutuhan akan data yang akurat, cepat, dan tepat mengenai kehadiran dapat terpenuhi menggunakan aplikasi berbasis cloud seperti Mekari Talenta.
- Minimalisir kesalahan data dan salah hitung upah
Selain attendance app, perusahaan juga harus dapat memfasilitasi karyawannya bekerja dari manapun dan berkolaborasi dengan karyawan lainnya. Kebutuhan fitur timesheet yang dapat memonitor produktivitas waktu kerja pastinya dibutuhkan perusahaan dalam memantau waktu yang dihabiskan karyawan dalam mengerjakan tugas kantor dan durasi waktu pengerjaannya. Mekari Talenta yang terintegrasi dengan Jurnal dapat menghitung kompensasi seperti karyawan dengan sistem upah per hari atau per proyek.
Kompensasi upah tambahan diluar gaji pokok juga diberikan perusahaan contohnya seperti tunjangan makan dan lembur. Biasanya upah tambahan tersebut dihitung berdasarkan standar waktu kerja yang dialokasikan karyawan.
Sayangnya, kesalahan perhitungan sering kali terjadi karena human error ketika melakukan rekap absensi karyawan secara manual. Padahal kesalahan seperti ini dapat dikurangi jika Anda beralih menggunakan sistem absensi online Mekari Talenta & software Jurnal yang memanfaatkan database server cloud untuk penyimpanan seluruh data kehadiran karyawan.
- Aman dan minim manipulasi
Selain itu, Mekari Talenta menggunakan aplikasi absensi dengan swafoto yang dapat diakses melalui smartphone karyawan. Hal ini juga akan melindungi karyawan karena mengurangi risiko penularan penyakit karena kontak erat. Selain aman dari segi kesehatan, aplikasi absensi online ini lebih aman dan minim kecurangan. Kehadiran online karyawan tercatat menggunakan selfie dan divalidasi menggunakan teknologi biometrik face recognition.
Selain itu, HRD juga dapat mengecek lokasinya menggunakan teknologi global positioning system (GPS). Seluruh data karyawan, komponen kehadiran, dan foto-foto absensi sudah terenkripsi dengan aman dan back-up datanya juga tersimpan dalam beberapa server.
- Hemat biaya operasional dan menguntungkan perusahaan
Perusahaan dapat menghemat bujet operasional kantor dengan memilih Mekari Talenta sebagai aplikasi absen online karyawannya. Tak ada pengeluaran dana tambahan untuk perawatan seperti; biaya pemasangan software, biaya upgrade untuk mendapatkan sistem terbaru, biaya pihak ketiga dalam pembelian lisensi, dan lain-lain. HRD juga akan dimudahkan melakukan monitoring pekerjaan karyawan karena kecurangan dapat diminimalisir.
Adanya produktivitas yang meningkat, hemat waktu dan biaya, dan juga sistem pembayaran yang menggunakan skema pay per use akan membuat perusahaan dapat mencapai return of investment lebih cepat.
- Menghemat Pengeluaran Perusahaan
Aplikasi presensi atau attendance management software ini akan menghemat budget perusahaan Anda untuk pengadaan mesin presensi, misalnya mesin fingerprint. Bayangkan saja, berapa banyak biaya yang harus Anda siapkan untuk membeli mesin tersebut. Presensi digital hanya membutuhkan smartphone saja. Karyawan cukup download presensi online di smartphone masing-masing.
- Memangkas Proses Birokrasi
Serunya sistem kehadiran online atau attendance management software, Anda bisa mengandalkan menu shortcut untuk melakukan kegiatan kepersonaliaan, misalnya pengaturan shift, pengajuan klaim, hingga approval dan reject. Proses birokrasi yang terpangkas ini jelas saja akan menghemat waktu Anda.
- Mendukung Retensi Karyawan
Melakukan retensi karyawan menunjukkan bagaimana perusahaan memudahkan karyawan dalam bekerja dan membangun budaya organisasi yang humanis. Presensi dengan sistem online menjadi salah satu metode retensi karyawan yang tepat. Sebab, tidak hanya membantu mempertahankan karyawan dari segi kehadiran, namun juga performa mereka.
Tips Memilih Attendance Management Software Online Karyawan
Itulah sederet keuntungan yang akan Anda peroleh saat menerapkan presensi berbasis online, Lalu, bagaimana memilih attendance management software terbaik untuk perusahaan?
Berikut sejumlah tips yang bisa Anda pertimbangkan sebelum memilih attendance management software online:
- Aplikasi Memiliki Fitur yang Lengkap
Pilihlah aplikasi yang memiliki fitur lengkap (tidak hanya presensi saja) untuk mempermudah Anda dan karyawan dalam urusan administrasi kepersonaliaan, seperti melihat laporan kehadiran, slip gaji hingga pengajuan klaim. Memiliki aplikasi fitur lengkap tidak akan memusingkan Anda akibat terlalu banyak sistem.
- Terintegrasi dengan Sistem Payroll
Sudah seharusnya data kehadiran dan payroll saling terintegrasi satu sama lain, agar otomatisasi data tidak “tanggung”. Aplikasi yang didukung fitur payroll lebih disarankan untuk dipilih karena perhitungan gaji berdasarkan data hadir, cuti, dan lembur akan otomatis dilakukan. Kesalahan perhitungan pun bisa diminimalisir.
- Didukung Layanan Mandiri Karyawan
Kemajuan teknologi turut berkontribusi terhadap pengembangan presensi digital yang mendukung hadirnya layanan mandiri karyawan atau fitur Employee Self-Service (ESS). Karyawan dapat mengakses dan mengedit data pribadi mereka hingga mengajukan permintaan izin maupun cuti via aplikasi.
- Memiliki Sertifikasi SSL untuk Keamanan Data
Alasan banyak perusahaan masih ragu menggunakan attendance management software berkaitan dengan keamanan data karyawan. Nah, pastikan attendance management software yang Anda pilih sudah menggunakan Security Socket Layer (SSL) untuk perlindungan data karyawan. Sehingga autentifikasi data lebih terjamin dan tidak gampang dimodifikasi oleh pihak lain.
- Sesuai untuk Berbagai Tipe Smartphone
Jangan lupa untuk memastikan apakah aplikasi yang akan Anda pilih bisa digunakan pada berbagai smartphone atau hanya untuk spesifikasi tertentu saja. Hal ini untuk memastikan tidak adanya kejadian aplikasi tiba-tiba tidak bisa diakses dan fitur yang tidak bekerja dengan baik.
- Biaya Terjangkau dan Ada Layanan Bantuan
Sesuaikan pilihan aplikasi dengan budget perusahaan Anda. Pilihlah yang terjangkau dan kualitas layanannya pun sudah diakui terbaik. Sebelum memutuskan, Anda bisa manfaatkan free-trial yang disediakan aplikasi. Jika menemui kendala, akan ada layanan konsultasi tersedia kapan pun dibutuhkan.
Mekari Talenta, Software Kehadiran Terbaik dan Tepercaya
Mekari Talenta adalah attendance management software terbaik yang sudah banyak membantu perusahaan dalam mengelola kehadiran karyawannya. Lebih dari itu, Mekari Talenta mempunyai banyak fitur yang dapat dimanfaatkan oleh HRD untuk dapat bekerja dengan lebih baik dan efisien.
Penggunaan software absensi online akan membantu keperluan administrasi karyawan secara digital. Hal ini sangat memudahkan karyawan karena hemat waktu dan bisa fokus pada jobdesk. Meningkatnya produktivitas menjadi target semua perusahaan agar bisnis dapat terus berkembang. Sudah lebih dari 1.000 perusahaan yang menggunakan Mekari Talenta sebagai software absensi karyawan.
Skema pembiayaan yang ditawarkan Mekari Talenta juga menyesuaikan dengan jumlah karyawan yang ada di perusahaan sehingga lebih ekonomis bagi perusahaan. Mekari Talenta, sebuah solusi attendance management software terbaik untuk perusahaan dan karyawan yang dapat Anda coba.
Beri Komentar (menggunakan Facebook)