Bisnis yang besar selalu melibatkan SDA dan SDM yang banyak pula. Pengelolaan SDA lebih mudah apabila SDM mampu mengatasinya. Namun, banyaknya SDM (Sumber Daya Manusia) membuat seorang pengusaha harus berpikir mengenai sistem penggajian.
Berdasarkan hal tersebut, dibuatlah sebuah sistem penggajian bernama payroll. Apa itu payroll dan apa saja kriteria yang biasa digunakan untuk menggaji para karyawan? baca selengkapnya di bawah ini:
Apa itu Payroll?
Payroll atau penggajian merupakan suatu pekerjaan yang berada dibawah pengawasan dan pengelolaan divisi HRD. Pada beberapa perusahaan, system ini biasanya digabungkan dengan Divisi HRD. Namun juga ada beberapa perusahaan yang memisahkannya dengan kata lain tidak dibawah pengawasan HRD.
Jika kita membahas mengenai sistem penggajian, maka kita juga akan berbicara mengenai kompensasi, tunjangan, insentive, grading, benefit dan tentunya potongan-potongan. Beragam hal tersebut sangat berkaitan dengan sistem penggajian.
Secara standard, sistem penggajian merupakan suatu hal yang sudah pasti yang semuanya dapat dirumuskan secara jelas dan sangat mudah untuk dipahami. Namun, ada beberapa kriteria dasar yang harus Anda mengerti dan pahami terlebih dahulu.
Kriteria Dasar di Payroll
Setelah mengetahui tentang apa itu payroll, di bawah ini terdapat beberapa kriteria dasar yang biasa dijadikan patokan dalam sebuah sistem penggajian.
Skema penggajian merupakan hal mendasar yang harus dipahami ketika mengelola sistem penggajian. Skema pengajian pada setiap perusahaan akan berbeda, tergantung komposisi dan komponen apa sajakah yang akan dikelola oleh perusahaan tersebut.
Namun secara konsep dasarnya akan tetap sama, perbedaannya yaitu terletak pada pengembangan sistemnya saja. Komponen penggajian secara standard mempunyai rumus sebagai berikut:
Gaji = Upah Pokok + Tunjangan Tetap + Tunjangan Tidak tetap + Bonus + Overtime – Potongan potongan.
Komponen Dalam Payroll
- Upah Pokok
Upah pokok merupakan suatu bentuk pembayaran minimum yang dilakukan oleh pemilik usaha kepada karyawannya melalui kontrak kerja sebagai pengikatnya secara periodik. Secara umum upah pokok diartikan sebagai kompensasi minimum yang diterima oleh pekerja atas hasil pekerjaan yang telah dilakukan.
Upah pokok merupakan batas minimum yang wajib dipenuhi oleh suatu perusahaan dalam memberikan kompensasi kepada para karyawannya. Hal tersebut diatur dalam undang-undang ketenagakerjaan nomor 13 tahun 2003 pasal 89.
- Tunjangan Tetap
Tunjangan tetap merupakan suatu kompensasi tambahan terhadap upah yang diberikan kepada pekerjaanya oleh perusahaan secara tetap. Tunjangan tetap mempunyai nilai yang bersifat tetap karena adanya ketentuan yang berlaku pada perusahaan tersebut. Meskipun begitu, akan berbeda nilainya antar pekerja karena adanya kebijakan dari perusahaan.
Beberapa kategori tunjangan tetap yaitu: tunjangan jabatan, masa kerja, keahlian dan beberapa jenis tunjangan lainnya.
- Tunjangan Tidak Tetap
Tunjangan tidak tetap merupakan suatu kompensasi tambahan terhadap upah yang diberikan secara tidak tetap oleh perusahaan kepada para karyawannya. Tunjangan tidak tetap ini memiliki nilai yang berbeda pada setiap periode penggajian. Contoh dari tunjangan ini yaitu kehadiran, transportasi, makan, insentive target dll.
- Bonus
Di beberapa perusahaan,bonus diberikan kepada karyawan karena adanya beberapa hal yang dianggap sebagai sebuah pencapaian baik, baik itu pencapaian perusahaan maupun pencapaian karyawan. Pemberian bonus biasanya dilakukan bulanan bersamaan dengan pada saat pemberian gaji. Atau bisa juga dilakukan pertahun.
- Over Time
Overtime atau lembur merupakan kelebihan jam kerja oleh karyawan yang harus dibayarkan perusahaan kepada karyawannya. Nilai lemburan atau overtime berbeda-beda jumlahnya antara perusahaan satu dengan perusahaan lainnya dan juga berbeda untuk setiap level gaji yang diberikan. Hal tersebut disebabkan karena upah pokok yang berbeda.
Kelola Payroll Jadi Mudah dengan Payroll Software
Setiap perusahaan membutuhkan sistem manajemen payroll yang mumpuni agar bisnis berjalan lancar. Pegawai bisa tidak nyaman bekerja jika payroll software banyak dihinggapi masalah teknis yang membuat pembayaran gaji selalu terlambat. Software payroll konvensional sangat membantu dalam hal ini, tapi fiturnya tidak cukup.
Payroll software berbasis web seakan-akan hadir untuk menjawab kekurangan software payroll. Dengan payroll software ini, Anda dapat mengakses, mengoperasikan, dan mengontrol segala sesuatu tentang payroll perusahaan secara jarak jauh selama ada koneksi Internet.
Di masa pandemi Covid-19, payroll software berbasis web ini sangat membantu bisnis yang masih menerapkan work from home. Pegawai yang bertugas menangani gaji karyawan bisa bekerja dari lokasi mana pun tanpa kehilangan akses layaknya bekerja dari kantor. Jadi pegawai itu bisa memproses penggajian setiap karyawan tanpa harus ke kantor. Semua data penggajian tersimpan di server atau cloud yang disediakan oleh produsen aplikasi.
Pegawai cukup mengakses data itu menggunakan browser atau aplikasi mobile dengan koneksi Internet. Dalam aplikasi sudah ada data penggajian setiap karyawan, dari nama, nomor rekening, jam/hari kerja, jumlah gaji, tunjangan, potongan, hingga bonus. Pegawai tinggal mengecek data itu untuk verifikasi, lalu dengan beberapa langkah gaji sudah bisa ditransfer ke semua karyawan dalam sekali waktu.
Namun, dengan semua kemudahan itu, bukan berarti protokol keamanan diabaikan begitu saja. Bagaimanapun, sistem penggajian melibatkan berbagai hal privat dan sensitif yang bersifat rahasia dalam kegiatan usaha, seperti:
- Identitas karyawan
- Nomor rekening karyawan
- Jumlah gaji atau upah
Payroll software berbasis web memiliki fitur yang dapat mencegah kebocoran informasi ini ke pihak luar, termasuk oleh pegawai sendiri.
Keunggulan Payroll software Berbasis Web
Terdapat sejumlah keunggulan payroll software berbasis web bagi pemilik usaha. Khususnya bila dibandingkan dengan software payroll konvensional yang sama-sama memanfaatkan teknologi komunikasi dan informatika.
- Menghemat biaya
Jika memakai payroll software berbasis web, Anda tak perlu memikirkan biaya pembelian, pemeliharaan, dan peningkatan sistem yang dibutuhkan secara berkala. Tak perlu pula menyiapkan server sendiri untuk menyimpan data penggajian karyawan. Semua hal itu sudah ditangani oleh penyedia aplikasi sebagai bagian dari layanan mereka. Itu artinya tim teknologi informasi atau IT perusahaan juga tak perlu repot memperbaiki software yang eror atau memperbarui satu per satu software yang memerlukan update agar bisa terus berfungsi dengan baik.
- Lebih cepat dan efisien dengan payroll software
Payroll software berbasis web lebih unggul karena pegawai yang mengurus penggajian bisa bekerja dari mana pun dan tetap terhubung dengan data utama kantor. Bahkan ada fitur penjadwalan transfer gaji ke tiap karyawan. Dengan begitu, penggajian tetap bisa dilakukan pada tanggal merah tanpa perlu kehadiran pegawai pengurus gaji di kantor. Ketika ada masalah pun bisa diselesaikan lebih cepat karena semua data bisa diakses hanya dengan bantuan Internet.
- Data karyawan tersentralisasi
Payroll software tak sekadar menghitung gaji dan membayarkannya ke setiap karyawan. Dalam proses ini ada sistem lain yang terhubung, seperti rencana pensiun, pembayaran tunjangan hari raya, dan penghargaan atas jangka waktu kerja karyawan. Jika ada kesalahan ketika memasukkan tanggal bergabung karyawan ke perusahaan, bisa-bisa hak karyawan itu terlanggar. Payroll software berbasis web memiliki fitur yang bisa menghimpun semua data karyawan sehingga data itu lebih mudah diakses untuk verifikasi dan konfirmasi karena terpusat.
- Mengurangi beban kerja pegawai
Makin banyak karyawan, makin besar beban kerja pegawai yang mengurusi penggajian. Dengan payroll software berbasis web, beban tersebut bisa lebih ringan terlepas dari banyaknya karyawan yang memerlukan pemrosesan. Belum lagi bila ada pertanyaan klarifikasi dari karyawan yang merasa ada masalah dengan gajinya. Pegawai departemen SDM tinggal mengacu pada data di aplikasi untuk menjawab masalah yang diadukan karyawan.
- Data real-time
Jika memakai software payroll biasa, Anda harus meng-update satu demi satu data karyawan bila ada perubahan dan mesti mengakses data itu di komputer yang sudah terinstal software terkait. Lewat aplikasi berbasis web, semua data bisa diakses kapan saja dibutuhkan secara real-time. Perubahan data serta akses bisa dilakukan di mana pun dan oleh siapa pun yang berwenang.
Semua fitur payroll software berbasis web itu antara lain dimiliki oleh Spenmo, perusahaan teknologi finansial penyedia solusi manajemen pengeluaran perusahaan. Ada satu fitur lagi yang dimiliki Spenmo, yakni kemudahan transfer gaji ke tiap karyawan tanpa perlu satu rekening di bank yang sama.
Jadi tak perlu lagi meminta karyawan membuka rekening di satu bank tertentu agar memudahkan penggajian. Payroll software berbasis web dari Spenmo bisa digunakan untuk mentransfer gaji ke rekening bank berbeda secara massal. Selain itu semua prosesnya tidak dikenakan biaya alias gratis.
Di tengah kemajuan teknologi, penggunaan payroll software berbasis web seperti ini oleh suatu perusahaan bisa menjadi penanda bahwa bisnis yang digeluti sedang maju mengikuti perubahan zaman.
Mekari Talenta Rekomendasi Payroll software Terbaik
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll software, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kelebihan Mekari Talenta:
- Fitur yang disajikan sangat berlimpah
Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya
- Kostumisasi yang sangat terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
- Tim Support yang efektif dan responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai payroll software mereka namun dengan anggaran yang terbatas.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.
Beri Komentar (menggunakan Facebook)